Smartsheet to potężna aplikacja internetowa, która na nowo opracowuje arkusz kalkulacyjny, aby zapewnić mu szeroki zakres dodatkowych funkcji, dzięki czemu jest niezwykle elastyczny.
W rzeczywistości jest to baza danych skonfigurowana jak arkusz kalkulacyjny, więc mając podstawowe kolumny i wiersze dla wartości danych, możesz dodać do niej wiele różnych parametrów, dodać pola rozwijane, dodać symbole, a nawet wstawić obrazy.
Możesz także wyświetlać dane na różne sposoby, w szczególności według widoku Gantta lub kalendarza, a także pulpit nawigacyjny, w którym możesz osadzić dodatkowe informacje.
W efekcie ma na celu zrobienie znacznie więcej niż zwykłe arkusze kalkulacyjne, mające na celu objęcie funkcji zwykle występujących w aplikacjach do zarządzania projektami.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Konfiguracja
Rejestracja powinna być prosta, ale przy rejestracji odmówiła przyjęcia mojego konta Gmail. Po kilku nieudanych próbach podałem służbowy adres e-mail, który następnie otworzył nowy ekran rejestracji z opcją zalogowania się na moje konto Google. Brak wspólnego myślenia – niezbyt dobry początek.
W panelu administracyjnym znajduje się samouczek wideo przedstawiający funkcje, ale przebiega przez wszystko i trudno jest to wszystko ogarnąć. Spodziewaj się, że będziesz musiał dużo pauzować i odtwarzać, ponieważ z wielką mocą przychodzi równie wielka krzywa uczenia się, aby zapewnić ci zrozumieć funkcjonalność, której potrzebujesz.
Uruchomienie podstawowego arkusza kalkulacyjnego jest dość proste – dostępne są różne szablony, w zależności od tego, na czym należy się skupić. Należą do nich Tabela, Lista zadań lub Projekt, które są w zasadzie znanym formatem arkusza kalkulacyjnego, z tym wyjątkiem, że Projekt integruje również kalendarz po pierwszych kilku wierszach. Szablony te zawierają podstawowe nagłówki, które można zachować, edytować lub dodawać do nich w razie potrzeby.
Kolejny szablon, Karty, zawiera zestaw kolumn, które można łatwo przeciągać i upuszczać w poprzek informacji. W ten sposób może przypominać trochę Trello, ale nadal jest bardzo arkuszami kalkulacyjnymi opartymi na komórkach, skonfigurowanymi tak, aby wyświetlały się inaczej.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Zarządzanie danymi
Oczywiście nie ma nic bardziej zastraszającego niż pusty arkusz. Jednak chociaż istnieje oczywista opcja, aby zacząć od zera, dostępna jest opcja importu. Umożliwia to odtwarzanie danych z innych formatów arkuszy kalkulacyjnych z Microsoft Excel lub Project, wraz z Arkuszami Google lub Trello.
Przetestowałem to przez zaimportowanie mojego kanału z listą odczytów z GoodReads i stwierdziłem, że chociaż dane zaimportowały się dobrze, były pewne drobne problemy z formatowaniem, które zostały szybko naprawione za pomocą polecenia replace.
Jedną z wielkich zalet Smartsheet jest możliwość dodawania dodatkowych informacji do normalnego formatu arkusza kalkulacyjnego, takich jak wstawianie zdjęć lub komentarzy. Jeśli to zrobisz, w odpowiedniej kolumnie pojawi się mała ikona, która jest faktycznie hiperłączem do danego pliku.
Z jednej strony używanie ikon to przydatny sposób na sprawdzenie, czy informacje zostały dodane. Z drugiej jednak strony nie możesz zobaczyć, co zostało dodane bez nawigowania w komórkach. Najechanie myszką po prostu potwierdza, że coś zostało dodane, ale byłoby lepiej, gdyby faktycznie ujawniło, co tam jest.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Ponadto nie ma transmisji na żywo, która pokazałaby zmiany wprowadzane w pliku, które inni współpracownicy mogą łatwo zobaczyć. Podczas gdy Smartsheet ma podkreślać zmiany w pliku z korzyścią dla innych użytkowników, gdy następnym razem się logują, wszyscy wiemy, że łatwo się zalogować, aby coś rozpocząć, tylko po to, aby zostać wezwanym do czegoś innego i trzeba wrócić i zalogować się jeszcze raz.
Nawet pojedynczy użytkownik może chcieć mieć strumień aktywności pokazujący wykonane zadania, zamiast sprawdzać poszczególne komórki w arkuszu kalkulacyjnym, aby potwierdzić, co wykonał lub czego nie wykonał.
Oba te problemy wpływają negatywnie na wydajność użytkownika, co powinno być istotnym elementem takiego oprogramowania.
Należy również pamiętać, że chociaż można eksportować dane z arkusza Smartsheet do Excela, PDF lub Arkuszy Google, to eksportowane są tylko podstawowe dane arkusza kalkulacyjnego, a dodatkowe dane unikatowe dla Smartsheet mogą zostać utracone.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Łatwość użycia
Jeśli znasz się na arkuszach kalkulacyjnych, nie powinno być trudno znaleźć podstawy korzystania z arkusza kalkulacyjnego. Przyzwyczajanie się do wszystkich dodatkowych dzwonków i gwizdków, których nie znasz, a może nie wiesz, że istnieją.
Istnieje wiele podpowiedzi pomocy uruchamianych poprzez klikanie różnych opcji, a także biblioteka edukacyjna, która pomaga w szkoleniu użytkowników – z zastrzeżeniem, że filmy przyspieszają funkcje, a nie przedstawiają je, więc spodziewaj się wielu pauzy i odtwarzania , co może nie pójść zbyt dobrze w treningu grupowym.
Chociaż należy podkreślić, że jest to potężne oprogramowanie, które może zrobić znacznie więcej niż Excel, ma własną logikę, która może być również frustrująca.
Na przykład, kiedy zacząłem wprowadzać dane związane z pracą, szybko odkryłem, że domyślne ustawienia wykluczają niedzielę lub święta państwowe. Oznaczało to, że zadania rozpoczęte w sobotę, które miały trwać przez dwa dni, pokazały się jako zajęcie trzech w widoku kalendarza.
Byłoby lepiej, gdyby administratorzy mogli dodawać własne warunki warunkowe w razie potrzeby, zamiast wracać do zmiany domyślnych wartości, które nie są wymagane.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Inne dziwactwa obejmują to, że kiedy importowałem moje dane GoodReads i konfigurowałem widok kalendarza, wszystkie książki były wyświetlane nie według tytułu, ale według kodu identyfikacyjnego. Nie mogłem znaleźć niczego w normalnych poleceniach nagłówka, aby to naprawić, a potem odkryłem, że faktycznie jest ikona ustawień w prawym górnym rogu – ale zgadłeś, nie było sposobu, aby ustawić, która kolumna powinna być wyświetlana w widoku kalendarza.
W końcu wymyśliłem, jak to zmienić – ale zamiast po prostu wyznaczyć kolumnę tytułu książki jako kolumnę podstawową, musiałem utworzyć nową kolumnę i skopiować dane z kolumny głównej do niej, a następnie skopiować dane z kolumny Tytuł do podstawowa – podczas zmiany nazwy wszystkich trzech kolumn, ponieważ nie możesz mieć zduplikowanych nazw. Ponownie jest to kolejny przykład tego, jak domyślne konfiguracje oprogramowania mogą powodować więcej problemów niż rozwiązują.
Pomijając to, różne formaty szablonów – i możliwość przełączania się między nimi – naprawdę ułatwia zarządzanie danymi. Na przykład dzięki moim zaimportowanym recenzjom GoodReads widok kalendarza szybko pokazał, że GoodReads zebrał ładunek moich recenzji do tej samej daty, co było złe.
Naprawienie tego było tak proste, jak przeciąganie i upuszczanie danych do nowych dat, co automatycznie aktualizowało komórki w moim arkuszu kalkulacyjnym. Jednak z moim importem nie został udostępniony pulpit nawigacyjny zgodnie z oczekiwaniami, co oznaczało, że nie można skonfigurować żadnych raportów na jego podstawie.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Mimo to Smartsheet ma kilka naprawdę świetnych funkcji, z których wyjątkową jest możliwość korzystania z formularzy do wysyłania danych. Te formularze mogą być wypełniane przez każdego, na przykład osoby trzecie, które nie są częścią Twojego zespołu ani nawet korzystają z arkusza Smartsheet. Gdy formularz jest wysyłany, informacje są automatycznie wprowadzane do arkusza, takiego jak przepływ pracy, raport żądań lub tabela metryk. Można to następnie zarządzać za pomocą pulpitu stanu zarządzania.
Sam pulpit można zwykle dostosowywać, z możliwością osadzenia pod nim dodatkowych informacji, takich jak obrazy, filmy, formularze itp. Można je następnie udostępnić wskazanym interesariuszom. Najważniejszym elementem oprogramowania jest możliwość zarządzania danymi i ich śledzenia, dzięki czemu informacje trafiają do właściwych osób we właściwym czasie.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Aplikacje biznesowe
Smartsheet przekształca arkusze kalkulacyjne w nowe i interesujące miejsca, a jeśli spojrzeć tylko pod tym względem, jest to wyraźny lider na rynku. Ale sprzedaje się także jako aplikacja do zarządzania projektami, i tutaj sytuacja staje się nieco mniej korzystna. Inne narzędzia do zarządzania projektami mają bardziej przyjazny interfejs użytkownika i prawdopodobnie bardziej wyspecjalizowaną funkcjonalność.
Jednak to, co ma Smartsheet, to przejrzysty i przejrzysty sposób prezentacji danych, który będzie znany każdemu użytkownikowi arkusza kalkulacyjnego. Jednak nawet wtedy ważne jest, aby pamiętać, że chociaż Smartsheet może oferować więcej opcji niż Microsoft Excel i Project, oferuje inną funkcjonalność i może wywołać u niektórych użytkowników. Ograniczenia obejmują fakt, że chociaż można utworzyć wiele arkuszy, nie można tworzyć skoroszytów z arkuszami z kartami.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Wracając do korzyści, dostępne są dodatkowe funkcje automatyzujące procesy i budujące przepływy pracy, które przybliżają je do zarządzania projektami. Ale to zajmie trochę szkolenia, aby doprowadzić personel do poziomu, na którym będą mogli korzystać z pośrednich i zaawansowanych opcji takich jak te.
Poza tym łatwo jest zobaczyć, jak Smartsheet może być sprzedawany jako zamiennik lub – co najlepsze – aktualizacja z Excela lub innego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. To łatwa wygrana.
Trudniejsza sprzedaż to wycena Smartsheet. Istnieją dwa główne poziomy, z których pierwszy jest indywidualny, którego cena wynosi 14 USD (10,83 GBP) miesięcznie, co umożliwia współpracownikom bezpłatne przeglądanie, edytowanie i zarządzanie arkuszami.
Drugi poziom jest skierowany do firm posiadających więcej niż trzech licencjonowanych użytkowników i kosztuje 25 USD (19 GBP) za użytkownika miesięcznie, ale tylko jeśli jest rozliczany co roku. To sprawia, że Smartsheet jest znacznie droższy niż konkurencyjne programy do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, jednocześnie stawiając go na droższym końcu oprogramowania do zarządzania projektami.
(Źródło zdjęcia: Smartsheet)
Ostateczny werdykt
Smartsheet radzi sobie bardzo dobrze i może z pewnością zastąpić każde istniejące rozwiązanie arkusza kalkulacyjnego, jednocześnie zwiększając wartość dodaną pod względem ilości i możliwości. Ale chociaż może wiele zdziałać w zakresie danych, nie może wiele zdziałać dla użytkowników. Z dziwacznych konfiguracji i podstawowego interfejsu użytkownika, Smartsheet cechuje się nieefektywnością właściwą dla systemu, która zamiast zwiększać produktywność może go spowolnić.
Co więcej, chociaż istnieje opcja współpracy, podejrzewam, że większość menedżerów będzie musiała pokryć większość wprowadzanych danych, więc istnieje ryzyko, że początkowo może się wydawać, że zwiększy to obciążenie. Można to jednak zrównoważyć faktem, że jedno rozwiązanie jest używane do przenoszenia wszystkich danych i nadzoru nad zarządzaniem, zamiast używania wielu pakietów.
Ceny również wydają się niekonkurencyjne, szczególnie w przypadku niektórych inteligentnych rozwiązań do zarządzania projektami, takich jak Trello, Zoho Projects, Monday.com i Wrike. Arkusz Smartsheet nie zawsze może konkurować z niektórymi z nich, szczególnie pod względem komfortu użytkowania, ale jest wyceniany w wyższej części rynku.
Mimo to dla firm, które cenią swoje dane i chcą wyjść poza podstawowy format arkusza kalkulacyjnego i pozwolić, aby ich dane robiły więcej, Smartsheet oferuje bardzo realne rozwiązanie.
Ogólnie rzecz biorąc, Smartsheet prawdopodobnie spodoba się najbardziej użytkownikom korporacyjnym, nie tylko ze względu na jego początkową znajomość, ale także fakt, że wykorzystanie danych i przepływy pracy są integralną częścią operacji. Użytkownicy małych firm mogą preferować alternatywę, która mniej polega na zimnej logice i ma cieplejszy interfejs użytkownika.
